Przegląd prawny

To istotne zagadnienie zarówno z perspektywy prawa spółek, jak i transakcji fuzji i przejęć (M&A), w których poufność uzgodnień między stronami często ma duże znaczenie. Akta rejestrowe są zaś co do zasady jawne. Oznacza to, że każdy ma prawo przeglądać akta rejestrowe podmiotu wpisanego do KRS, chyba że szczególny przepis przewiduje wyjątek.

Jakie dokumenty należy przygotować po sprzedaży udziałów?

Zbycie udziałów staje się skuteczne wobec spółki po otrzymaniu przez nią zawiadomienia o przejściu udziałów wraz z dowodem dokonania tej czynności. Zawiadomienie może złożyć zarówno nabywca, jak i sprzedający udziały. Po jego otrzymaniu zarząd spółki powinien dokonać odpowiednich zmian w księdze udziałów.

Po każdej zmianie w składzie wspólników zarząd składa również do sądu rejestrowego nową listę wspólników, podpisaną przez członków zarządu.

Co do zasady, nie ma konieczności dołączania do wniosku, składanego do KRS, całej umowy sprzedaży udziałów, aby wykazać zmianę w składzie wspólników.

Ma to istotne znaczenie dla zachowania poufności transakcji. Jeżeli pełna umowa sprzedaży trafi do akt rejestrowych, osoby trzecie mogą potencjalnie uzyskać dostęp nie tylko do ceny sprzedaży, ale również do innych warunków uzgodnionych przez strony. Może to dotyczyć m.in.:

• harmonogramu płatności,
• dodatkowego wynagrodzenia uzależnionego od wyników spółki,
• zabezpieczeń zapłaty,
• oświadczeń i zapewnień sprzedającego,
• ustaleń dotyczących dalszej współpracy stron,
• innych informacji biznesowych.

W przypadku transakcji fuzji i przejęć (M&A) zakres takich poufnych informacji może być znaczny. Dlatego już na etapie przygotowywania dokumentacji warto ustalić, które dokumenty i informacje rzeczywiście będą potrzebne do zgłoszenia zmian w KRS.

Samo oznaczenie dokumentu jako „poufny” lub „stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa” nie powoduje automatycznego wyłączenia go z jawności akt rejestrowych.

Czy można „ukryć” cenę w umowie składanej do KRS?

Samodzielne usunięcie ceny sprzedaży z umowy składanej do KRS może wiązać się z pewnym ryzykiem, ale w praktyce sądy rejestrowe często akceptują dokumenty, w których część poufnych informacji została usunięta.

Jeżeli strony zdecydują się na złożenie umowy w wersji zanonimizowanej, warto dołączyć do wniosku odrębne pismo. Można w nim wyjaśnić, że usunięte fragmenty zawierają informacje poufne, które nie są konieczne do wykazania przejścia udziałów.

Nie można jednak wykluczyć tego, że sąd zażąda przedstawienia dokumentu w pełnej wersji.

Notarialny wyciąg z umowy a poufność transakcji

Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zazwyczaj złożenie notarialnego wyciągu z umowy sprzedaży udziałów. Taki dokument może obejmować jedynie te postanowienia, które są potrzebne do potwierdzenia zmiany wspólnika.

Zlecając notariuszowi przygotowanie wyciągu, należy wskazać postanowienia, które strony chcą zachować w poufności. Dzięki temu nie znajdą się one w dokumencie przekazywanym do sądu.

W wyciągu powinny znaleźć się przede wszystkim:

• oznaczenie rodzaju zawartej umowy,
• oznaczenie stron transakcji,
• wskazanie spółki, której udziały są przedmiotem transakcji,
• postanowienie dotyczące przeniesienia udziałów na nabywcę,
• liczba zbywanych udziałów.

Takie rozwiązanie może być szczególnie istotne w przypadku fuzji i przejęć (M&A), gdzie umowy sprzedaży udziałów często zawierają rozbudowane postanowienia biznesowe i finansowe, których strony nie chcą udostępniać osobom trzecim.

Jak chronić poufne informacje w transakcjach M&A?

Z perspektywy prawa spółek warto pomyśleć o poufności jeszcze na etapie przygotowywania dokumentacji transakcyjnej.

W transakcjach sprzedaży udziałów stosuje się m.in. rozwiązanie, w którym główna umowa reguluje przeniesienie udziałów, natomiast szczegółowe zasady rozliczeń zostają określone w odrębnym załączniku lub porozumieniu.

Taka konstrukcja może ograniczyć zakres poufnych informacji zawartych w dokumentach, które następnie mogą być potrzebne, w związku ze zgłoszeniem zmian do KRS.

W praktyce transakcji, odpowiednie przygotowanie struktury dokumentacji może więc ułatwić pogodzenie obowiązków wynikających z prawa spółek, z potrzebą ochrony warunków biznesowych, uzgodnionych między stronami.

Podsumowanie

Cena sprzedaży udziałów nie jest ujawniana w treści samego wpisu do KRS. Może jednak stać się dostępna dla osób trzecich, jeżeli pełna umowa sprzedaży udziałów zostanie złożona do akt rejestrowych. To samo dotyczy innych poufnych informacji zawartych w umowie.

Jeżeli stronom zależy na zachowaniu poufności, warto ograniczyć zakres przekazywanej dokumentacji do informacji rzeczywiście niezbędnych do wykazania zmiany wspólnika.

W zależności od okoliczności, można rozważyć złożenie dokumentu w wersji zanonimizowanej, sporządzenie notarialnego wyciągu z umowy albo umieszczenie części poufnych postanowień w odrębnym załączniku lub porozumieniu.

Odpowiednie przygotowanie dokumentacji ma znaczenie zarówno z punktu widzenia prawa spółek, jak i praktyki fuzji i przejęć (M&A). Pozwala zrealizować obowiązki związane ze zmianą wspólnika, a jednocześnie ograniczyć ryzyko ujawnienia osobom trzecim poufnych warunków transakcji.

Marcin Dybich
Starszy prawnik